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建设智慧档案 提升全省档案信息化服务水平
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王肖波

摘   要:推进省市县三级联动的浙江政务服务网建设是我省深化行政审批制度改革、创新政务服务模式、加快转变政府职能、打造服务型政府的重大改革举措,意义重大。对改革中涉及并形成的相关电子档案加强管理和服务,是档案部门面临的亟待研究解决的新课题。要积极推进电子文件归档与电子档案移交接收常态化,确保归档规范、应归尽归、长久保存和利用;积极融入智慧城市建设,健全档案信息资源共建共享机制,在主动融入社会信息化上有新突破,履行好数据存档、安全监管、信息服务等职责。

关键词:电子文件  智慧档案  信息化  服务体系

1、建设智慧档案是档案部门新时期的一项重要任务

档案是人类文化遗产的重要组成部分,是认识和把握事物发展规律的重要载体,档案工作肩负为党管档、为国管史、为民服务的职责。经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业的发展,离不开档案和档案工作。档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。档案工作确实要由封闭向开放,由重保管向重服务转变,要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息,为经济建设、社会发展服务。要加强对档案的征集和整理,并加以分析,加以研究,提供给社会,把对现实可利用的有重大价值的资源,尽可能地向社会开放。要提高档案信息化水平,运用现代技术做好档案管理工作。要在实施“数字浙江”,推进电子政务的过程中,把档案工作纳入其规划,统筹考虑。浙江档案事业近年来实现了快速转型发展,档案工作开始全面融入经济社会发展进程,档案服务创新从理念到实践取得重大突破,档案工作在服务大局、服务大众的过程中取得了新的成绩,为浙江省改革开放和现代化建设发挥了重要作用。随着省政府规章《浙江省档案登记备份管理办法》的实施,档案登记备份有新突破,电子公文的安全保障、证据保全、资源整合等功能有了很好的开端和归属,有力地保障了档案尤其是电子档案的安全。但是档案部门如何融入全省信息化发展战略、紧跟信息化发展的时代潮流、着眼于信息资源集聚、安全保存和便捷利用上还存在许多不足,向领导机关、向社会公众提供有价值的信息,为经济建设、社会发展服务还有很大差距。

目前,推进省市县三级联动的网上政务大厅建设,是我省贯彻十八届三中全会精神与省委决定,深化行政审批制度改革、创新政务服务模式、加快转变政府职能、打造服务型政府的重大改革举措,意义十分重大。围绕政府的这一重大改革,对改革中涉及并形成的相关电子档案加强管理和服务,是档案部门面临的亟待研究解决的新课题。浙江政务服务网的建设给我们提供了一个历史机遇,我们要积极推进电子文件归档与电子档案移交接收常态化,确保归档规范、应归尽归、长久保存和利用;加快数字档案馆(室)建设步伐,积极融入智慧城市建设,健全档案信息资源共建共享机制,重点要在主动融入社会信息化上有新突破,履行好数据存档、安全监管、信息服务等职责。这就需要整合社会资源、搭建合作平台、拓展发展空间,将智慧档案发展与全省信息化建设发展同步,同步规划、同步实施、同步发展已刻不容缓,要把建设智慧档案信息服务体系并使之成为全省信息化事业发展的内容丰富、全网覆盖、基础扎实、安全可信的基地。

2、建设智慧档案信息服务体系是服务型政府的一项重要工作

信息社会发展到今天,每个人都是信息的产生者,也是利用者。诸如户口迁移、子女入学、房屋购置、计划生育、社会保障、医疗保险、卫生保健、拆房补助、征地补偿、土地承包、山林确权等等活动中都需要提供各式各样证明材料。如何有效地管理这些社会信息,高效率地为社会每个人提供相应的信息服务是服务型政府要解决的一大难题;同样,在社会发展过程中也会积累大量的基础数据和运维数据,如工程建设、公路规划、给水排水、地下管网、政府采购、购买服务、项目承包、交通运输、公交出租、工商登记、环境保护、地税国税、金融借贷、经营许可、司法公证等等都离不开大量的信息服务。如何为政府提供安全、及时、有效的信息,为科学决策提供强大的信息支持是信息化、档案管理部门的一项重要职责。充分利用现有的信息资源,综合运用现代信息技术,通过感知化、互联化、智能化的方式,将区域内的机关、团体、企事业单位信息资源有效地连接起来,建设智慧档案信息服务体系,最大限度地满足机关、团体、企事业、公众对信息的需求,是政府信息化、档案管理部门在全面深化改革再创体制机制新优势过程中的一项创新举措,也是加强网络安全管理、让网络空间更清朗、发挥政府信息公开正能量的一种表现方式。

3、建设智慧档案信息服务体系的方式方法

由于我国经济发展、行业发展的不平衡,多年来国家在信息化发展过程中缺少相应的“顶层设计”,很多机关、团体、企事业单位经过20年的自我发展,自身积累了大量信息,这些数据如果没有专业的技术支撑和可靠的运行设备来保存和管理,其数据都将面临着丢失和外泄的风险。由于各个单位信息化查询利用平台五花八门、人性化及智能化程度高低不一,对公众来说当需要利用相应的凭据信息时需要到指定的单位去查询,有的甚至需要跑好几家单位去查才能得到需要的证明材料。对公众来说利用这些自身的档案信息需要付出不小的人力、物力和时间成本,同时也在来来回回中消耗了更多的社会公共资源。对一些不明确档案信息归属点的查阅利用对百姓来讲更可谓劳心劳力。一些单位由于没有对已有的信息数据利用当前先进的IT技术对数据进行有效的保存、分析、整理和归档,有价值的信息数据得不到很好的利用,造成信息需求者找不到信息提供者,而信息拥有者却把对公众来说有价值的数据当成死的数据来“堆放”。保管不善给国家带来损失,信息开放力度不够、信息获取不方便、信息利用成本高这些与当前信息社会的高速发展形成鲜明的落差,如果不解决数据库数据的有效管理,那智慧档案信息服务体系建设将会面临很大发展障碍。

随着信息量日益增加,信息数量呈几何级数在增长,这些数据经过价值鉴定、归档保存后都将成为电子档案,所以电子档案的数量也会不断增长。这些电子文件和电子档案就目前的存储结构与方式来看都是分散存放在各个机关、团体、企事业单位中,对电子文件和电子档案的保管、备份、利用,每个单位都有自己的处理方式,随着各单位信息数据量不断增加,堆积,无论从数据安全保管、用户使用等方面都面临着诸多风险和不便。

在信息社会中无论是单位还是个人都是信息的产生者和利用者,今天的电子信息就是明天的电子档案,如何使利用者能了解信息、方便查询、使用便捷是政府服务社会、服务百姓的一项非常重要的社会工作。建设新型的智慧档案信息服务体系是一项可行的创新举措。

3.1、智慧档案信息服务体系的基本架构

智慧档案信息服务体系就是建设一套广泛覆盖、深度互联、协同共享的开放式智慧档案资源利用平台,能使用云计算技术实现数据格式转换算法、图片及文档处理、大数据科学管理、信息智能检索、低成本海量存储及安全冗余备份,是基于移动互联网、客户端和手机阅读的档案信息服务平台。其基本架构可以从目前的省数字档案信息中心(或电子文件中心、档案登记备份中心)为核心,各市、县(区)数字档案信息中心(或电子文件中心、档案登记备份中心)为基本网络分中心,各机关、团体、国有企事业单位为基本节点,建立以单位用户和公众为服务对象,多元化手段相结合、多平台的完整丰富的档案信息服务体系。

档案信息服务体系能使得各单位、百姓经过严格的安全身份确认技术(用户名、密码、或CA认证、U盾、手机绑定、IP地址等等),可以通过互联网、移动网络、智能终端不限地域、不限时间方便地查询所需要的信息,降低人们获取信息的成本,简化信息获取流程,提高信息资源的利用率,提智慧城市建设水平。实现智慧技术高度集成、智慧产业高端发展、智慧档案高效便民、以人为本持续创新的模式。

3.2、智慧档案信息服务体系的建设基础

目前我省已经成立“浙江省电子政务数据灾难备份中心”,主要负责四级以下的数据级灾难备份工作,数据级的备份只是反映当时一个时间结点的信息,离应用级的容灾备份还有很大的距离,当然这也为我们今后开展工作打下了一个很好的基础。全省现有市、县(区)级电子文件和档案登记备份中心98个,所有县以上档案馆都已建成或正在建设数字档案馆,部分市、县(区)档案局都已经在文档一体化、馆室一体化档案管理资源建设中取得了初步的成效,目前已保存的档案数字资源超过了1000TB(数字档案馆和登记备份)。此外,全省7729个应进馆单位(一级局)中,有5641个已开展室藏档案的数字化及备份,数据量99TB。随着存量馆藏档案数字化的深入、机关团体单位增量档案数字化的开展,电子文件、电子档案、数字档案的数量在源源不断增长。刚刚结束的省委十三届四次全会的《全面深化改革再创体制机制新优势的决定》中又把“大力发展全省数字档案馆(室)建设”列入其中,为我们今后的智慧档案信息服务体系的建设指明了发展方向。

去年国家出台了《电子档案移交与接收办法》部门规章,规定电子文件满5年要进入地方综合档案馆归档保存,由于电子文件的产生涉及到社会方方面面,单靠档案行政管理部门一家的力量在人力物力财力上讲显然是不够的。比如在智慧城市建设中,往往以多应用、多行业、复杂系统组成的综合体,其多个应用系统之间存在信息共享、交互的需求,各不同的应用系统需要共同抽取数据综合计算和呈现综合结果。信息资源的分散性更需要建设一个政府信息化主管部门、档案部门、各单位信息中心三方协同管理平台。

目前各档案馆主要以开展自身馆藏档案业务为主,而在智慧档案信息服务体系我们要利用云计算向档案形成者提供“云归档”、“云在线”服务,要档案形成者、档案管理者和档案利用者的所有活动都通过“云”来完成。因此智慧档案信息服务体系建设光靠政府一家单位是难以担此大任,需要充分发挥政府、社会、市场各方面的力量参与建设,政府信息化主管部门要出台一系列的相关政策、规章来支持、引导智慧城市的建设。

3.3、智慧档案信息服务体系可使用的现代信息技术

智慧档案信息服务体系将采用内容智能过滤技术,智能地分析目标内容,抽取文章标题、正文和相关的图片。通过规划和整理采用无缝连接微博API接口,可以通过与个人微博账号的绑定,实现向微博用户的档案信息推送服务。也可以通过IP地址、计算机硬盘等绑定来开展档案信息推送服务,将公共档案服务打包成App供人们下载、使用。随着4G时代的到来,手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端,诸如苹果、汉王电子书等新的媒介载体不断涌现,不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响, 而且对人类的阅读习惯和获取信息方式形成了巨大冲击。智慧档案信息服务体系开发应面向当前主流手机操作系统如Apple公司的ios(for iPhone、iPad)、google公司的开源平台Android、Microsoft公司的windows phone 8等各类手机终端的平台。同时支持移动网络门户的构建,支持各类主流内核浏览器如windows上的IE、MAC上的Safari及其它主流Chrome、Opera、Firefox。智慧档案信息服务体系开发档案馆移动应用App,将开放的电子档案数据作为共享信息提供给公众使用。

3.4、智慧档案信息服务体系建设成果

智慧档案信息服务体系通过高速网络可开展单位部门之间的高效信息交换,可以将整个智慧档案信息服务体系覆盖市、县(区)、乡镇、街道(社区)、行政村等为民服务点。最终将建立以用户为中心,多元化手段相结合、多平台的完整丰富的智慧档案服务体系将使信息中心、档案部门不再是独立于公众视野的一个单纯的信息中心或馆藏机构,而是公众与政府之间的信息沟通桥梁,通过这座桥梁,可以为用户带来全新的智慧信息体验和收获。

作者简介:

王肖波,浙江省档案局

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