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创新管理社团档案 突显校园特色文化
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谢忆静

摘 要:在新课改的形势下,如何收集和管理好学生社团档案,促进校园文化建设,笔者结合担任学生社团指导老师的经历,阐述了目前存在的问题,提出了以制度强化意识,扩大收集范围;创新管理模式,主动跟踪归档;化“静”为“动”,充分利用社团档案等相关的对策和建议。

关键词:社团档案  收集  利用  校园文化

目前,我省深化普通高中课程改革正在全面实施中。本轮深化课改的主要内容就是“减少必修、增加选修”课程,其中社会实践类选修课程(包含学生社团活动)将大幅增加。那么面对不断增加的学生社团及其活动,如何收集和利用好学生社团档案,对于学校档案工作者来说将是一个新的挑战。

1、学生社团档案的主要内容和作用

学生社团是由学生提出、获学校批准创建,有规范章程并自行管理的校内团队组织。每一个社团都有相应的管理体系和规则,有固定的活动时间和场所开展社团活动。以笔者所在的高中为例,学校目前共有社团25个,种类涉及文娱类、体育类、实践类等三个方面,文娱类有:文学社、演讲与口才协会、天文协会等;体育类有:网球社、足球协会、象棋社等;实践类有:校友寻访团、志愿者协会、环保协会等。学生社团档案是学生社团活动的记录。一个社团从诞生起,就会形成许多档案资料,如社团批准书、章程、会员名单、社团活动记录、社团刊物及活动的照片、视频、荣誉成果等。由此可见,学生社团档案不仅包含纸质文件档案,还包括照片、声像、光盘等特种载体档案以及奖状、奖杯等实物档案。

学生社团档案有着不可忽略的作用:一是高中学生档案的组成部分。在学生综合素质评价信息表中有学分记录,修习情况记入学生成长记录,将随高中学生档案进入高校,在注重学生实践能力的今天,是高校选拨人才不可缺少的依据。二是学生社团不断前进的基础。社团的成长离不开档案材料的积累,社团档案是学生社团良性发展、不断创新的重要资源。三是学校档案的重要组成部分。对于丰富学校档案室藏,建设校园特色文化具有积极的作用。

2、学生社团档案管理存在的现状

然而,目前多数中学的社团档案管理存在许多不规范不完善的现象,没能发挥出学生社团档案应有的作用。现象1.部分学校社团档案任由学生自行管理。活动资料都在学生手里,负责社团的老师和相关部门对于社团活动形成的资料,不收集不整理,归档意识较差。现象2.大多数学校社团档案只作了一些常规性资料的整理保存,存在归档不齐全不完整的问题。学校一般只注重保存社团名单、章程、会员表等一些基本材料,且载体单一,多为纸质文件,其它活动材料却无存记录,不能全面反映社团的成长与发展。

笔者认为,形成上述现象的主要原因有二:(1)是社团档案未引起学校相关部门和档案人员的足够重视,对社团档案的作用价值认识不够,因此归档意识不强。加之这部分工作没有强制的规定和考核要求,大家认为可做可不做。(2)与学生社团本身性质有关,它是由有共同志趣、爱好的学生自愿组成的学生群体,没有利益模式、不实行强制管理,因此在档案管理上本身就有一定难度。笔者因担任学校校友寻访团的指导老师,站在学生社团管理者和档案管理者的立场上,提几点建议对策。

3、对策和建议

3.1、以制度强化意识,扩大收集范围

首先,笔者认为学生社团档案的管理应引起学校相关部门和档案人员的充分重视。学校应完善社团管理的规章制度,制订出相应的社团档案管理标准和规范,用规章制度来强化各部门对社团档案的重视和归档意识,从而引导和规范学生社团档案的整理及管理模式。档案人员应该发挥主观能动性向学生、团委、社团指导老师积极、及时索要和争取社团资料。要善于运用不同的机会,大力宣传学生社团档案整理归档的作用和意义,以便引起不同职能部门、各学生社团和社团负责老师的重视,以获得大家的配合与支持。

其次,要扩大归档范围。学生社团组织参加的各种比赛、活动众多,每次活动的相关文字材料、照片、视频、成果等都应归档,尤其是在档案数字化、信息化的当下,仅局限于收集一些常规性的纸质文件,显然是不全面的。例如我校校友寻访团经常举办校友报告会和讲座,我们不仅把这些讲座的策划文案、讲稿、报道等纸质材料归档、更把讲座的现场照片、采访视频及校友赠礼等声像、实物档案都保存下来,作为我社成员们的成长、发展与能力体现的记录,也能为以后举办此类讲座积累资料和经验。

3.2、创新管理模式,主动跟踪归档

首先,学生社团档案应创新管理模式,不能一味地等待相关部门上交资料归档,应建立起一种主动的跟踪归档机制,建立归档预案,注重时效性,才能及时地从学生手中获取社团活动的第一手资料。例如我校红帆文学社是全国示范文学社团,是学生社团里的获奖大户,每年文学社获得的奖状、奖牌无数。档案员与几任社团指导老师都保持了良好的合作关系,建立起了该社团的档案跟踪归档制度,一有新刊出版或比赛获奖,档案员就主动联系社长或指导老师积极向他们索要资料归档,因此档案室不仅保存了红帆历年出版的社刊,还专门制作了红帆历年荣誉数据库和获奖照片库。去年学校制作社团专题宣传窗,由于档案室及时提供了该社团的详细资料和照片,使得红帆文学社的展板,受到了师生们的一致青睐,极好地宣传了该社团。此次展出也引起了其它社团的重视,促使他们更主动地向档案室归档社团活动资料。

其次,创新管理方法。现在学生对电脑、网络等新事物的适应能力是非常强的。因此可以更好地利用网络等新技术,来扩大收集范围和改进整理方法。如笔者指导学生专门制作了校友寻访社网页,开发了网上校友信息登记系统,链接在学校互联网上,这样既方便社团的宣传又能面向全社会更好地收集校友信息,甚至远在大洋彼岸的校友们都能看到,自行登记。相比传统的设计纸质校友登记表再分发和回收的收集方法,减少了中间环节,节省了收集时间,提高了工作效率。

3.3、化“静”为“动”,充分利用社团档案

利用是档案的生命所在。对于收集到的各种社团档案,不能仅存放在档案室,我们还要化“静”为“动”,充分利用起来才发挥出它真实的作用,为学生社团发展提供服务,同时也是对学校其它档案的补充和丰富。例如利用校友寻访社团每年收集到的毕业生信息,档案室建立起了优秀毕业生信息库,有针对性地对优秀学生进行长期跟踪调查,可以跟踪他们到大学或参加工作。这样就能把优秀学生在校期间到毕业(已建的学籍档案)到大学或工作,甚至成名成家(已建的知名校友档案)的成长信息连接起来,体现和展示优秀学生成长的全过程。这既是对现有学籍档案的利用和补充,也是为学校知名校友档案作准备。建立这样的学生动态信息库,能更加直观、全面地反映学校教育和教学情况,学校档案发挥出的这种文化教育功能远比理论灌输来得更生动和更直观。

档案传递着思想,也传递着文化。作为学校的档案工作者要关注整个校园的物质文化、制度文化、精神文化,走进班级群体文化、学生个性文化之中,广泛收集校内外活动材料,特别是要收集像学生社团档案、学校名人档案这样学校特有的或与学校发展关系密切的档案,才能最大范围地突显校园的特色文化风貌,反映校园的人文精神。

参考文献:

[1]李霞.浅析学生社团档案管理存在的问题及对策[J].科技信息.2011(7).

[2]强亚娟.学校档案文化在校园文化建设中的作用与途径.浙江省档案学会论文集[C].中国文联出版社.2011-12.

[3]浙江省教育厅.浙江省深化普通高中课程改革方案(征求意见稿).2011-9-21.

[4]萧山中学. 萧山中学2011-2013年度各社团总结汇编.2013-12.

作者简介:

谢忆静,浙江省萧山中学

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