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论登记备份在人民法院诉讼档案管理工作中的应用
文章来源:   作者:  点击数:

熊旭娟

摘  要:本文以当前人民法院诉讼档案管理与档案登记备份工作现状为出发点,提出应开展诉讼档案登记备份工作。从开展人民法院诉讼档案登记备份工作的意义,开展该项工作面临的问题与解决建议三个方面加以阐述,以实现构建全国人民法院四级联网作为愿景进行论述。

关键词:登记备份  诉讼档案  管理  应用

本文所论述的诉讼档案是指由人民法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的,具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录,是狭义的诉讼档案[1]。诉讼档案作为重要的信息资源财富,同时又是国家档案资源的重要组成部分,无论从现行诉讼档案还是历史诉讼档案的角度出发都具有珍贵的查考利用价值,各级法院应会同档案行政管理部门予以有效管理、利用。如何保障这些国家财富不受自然、人为因素的影响,而尽可能延长可供利用寿命就需要借助档案登记备份这种手段。

1、开展诉讼档案登记备份工作的意义

1.1、构建档案安全体系建设的组成部分

现阶段,全社会的档案意识逐步增强,为人类进步和经济社会发展发挥了越来越重要的作用,但人们的档案安全意识还有待进一步增强,体现在档案实体和档案信息安全还存在诸多潜在威胁。这些威胁同样存在于诉讼档案管理中,对审判工作、人民利益、法律研究的保障敲响了警钟。2010年,国家档案局提出了在全国范围内建立完善的档案安全保障体系,而诉讼档案因被列入国家基本专业档案目录,理应属于档案安全保障体系建设内容之一。一方面,从目前大部分中级、基层人民法院诉讼档案管理现状看,诉讼档案有被纳入档案安全体系建设的自身需求;另一方面,从实际执行情况看,档案行政管理部门对档案资源的统筹和监管力度还远远不够,各部门档案资源各自为政、各自为营的现象普遍存在,通过开展档案登记备份工作,不仅可以满足人民法院长期便捷地保管利用诉讼档案的迫切需求,还可以加快各领域档案信息资源整合步伐[2],为档案信息资源助推经济社会发展作好全方位服务保障。

1.2、实现档案信息资源的集约化管理

近年来,我国经济社会诸多领域已实现或正逐步实现由手工管理向信息化管理的转换,这是信息化社会发展的需要,也是人类发展前进的必经之路。现阶段,各地区各部门各单位在信息化建设中都普遍存在各建一套系统、各存一套备份的现象,存在重复投资等问题,同时信息系统特别是备份系统的分散管理也存在诸多不安全因素[2]。如:目前各省(自治区、直辖市)人民法院根据最高院的要求,在本辖区内由高院牵头开发了高、中、基层三级人民法院诉讼工作管理系统。该系统通常集审判管理、档案管理等功能为一体,使法院能够进行立案分配管理、案件管理、执行管理、档案管理等方面的计划与控制,成为各地法院办案及内部管理的关键性工具,为规范审判工作程序,提高诉讼档案管理效率提供了一定程度的保障[3]。如:浙江省采用的是由省高院统一开发的档案信息化管理系统。与此同时,全省电子诉讼档案及系统本身、传统诉讼档案的数字化与备份管理完全脱离于各级档案行政管理部门监督指导之下。而各地档案登记备份中心的建立无论从数据备份方式、数据安全性保障及数据恢复利用等方面通过个性化调整可适应各部门、各领域档案信息化管理要求,这说明诉讼档案信息资源管理在技术、人员、设施、资金等方面存在较大资源浪费,若通过各地档案登记备份中心实施数据备份可使区域内资源实现集约化管理。

1.3、建设信息时代法治社会的重要内容

法院诉讼档案电子化管理是法院信息化建设和司法改革的必然要求,更是信息时代构建法治社会的重要内容。传统诉讼档案在维护国家、集体、个人合法权益方面具有无可辩驳的审判依据作用。诉讼档案的真实性和可靠性,也使其成为国家权力机关、检察机关监督法院工作,法院内部监督审判工作的重要凭证。其作用不光可以监督法院和法官,查处极个别害群之马违法审判行为,还能保护法院和法官正当合法权益。遇到重大疑难案件、新类型案件需要审理时,碰到法律疏漏或法律法规互相冲突时,可以从先前的诉讼档案中得到启发和具有参考借鉴价值的信息。同时,在宣传教育、历史文化中诉讼档案能起到警示教育、传承法治文化的重要作用[4]。在信息化时代,传统诉讼档案数字化与电子诉讼档案的融合使这些作用被各类信息化手段加以强化与推广,使作用的发挥更充分、便捷。

2、开展诉讼档案登记备份存在的问题

2.1、传统诉讼档案数字化工作急迫

目前,由于诉讼档案信息化管理与审判业务部门日常工作的需要,开展传统诉讼档案数字化工作势在必行。浙江全省各级人民法院特别是高、中级人民法院均已不同程度地开展该项工作,各地基层法院该项工作开展情况虽然进度差别较大,但也有一定程度的开展,为建立完整、齐全、真实的全省三级法院诉讼档案信息资源数据库及数据备份方案迈出了关键的一步。由于近年来,诉讼工作量激增,诉讼档案数量以几何数量级形式递增,再加之部分人民法院档案库房并不完全符合档案馆(室)专业库房要求,案卷频繁地利用与调卷,难免出现诉讼档案保管与利用形式不当,缩短了其本身利用寿命。因此,传统诉讼档案数字化工作迫在眉睫。综合考虑诉讼档案的专业性与保密性,数字化过程中应适当包括诉讼档案利用登记表、诉讼档案调卷(借卷、阅卷)登记表和本院案件登记簿等诉讼档案本身或前身活动过程形成的各类表格。使数字化之后的诉讼档案,能完全呈现传统形式的存在面貌与流动过程。同时,也增加了数字化工作量。

2.2、诉讼档案管理系统功能存憾

人民法院档案信息化管理系统虽然在一定程度上减化了诉讼过程中审判人员对于纸质诉讼文书材料的整理流程,但由于诉讼活动本身的社会属性与所涉证据证明,必然会使诉讼文书材料的部分甚至重要部分不可能第一时间产生于或存储于该管理系统内。如:诉讼当事人提交的诉讼文书材料、各类证物及送达回证等需诉讼当事人签字确认的凭证。故该系统内生的单个案件诉讼文书材料相对于本案的诉讼案卷来说是不完整的。要对诉讼档案加以登记备份,必须首先将系统内生诉讼文书材料与数字化后的其他和本案密切相关的应归档诉讼文书材料,按诉讼档案立卷方法规范整理规则要求整理,形成单个案件完整的诉讼档案后加以数字化,最后将数据予以备份。由于系统备份数据不能独立于外界,因此其备份功能与各地档案登记备份中心功能冗余。考虑到备份功能本身安全、保密、便捷性质,因此其所需设备、人员、技术、服务要求较高投入,这极大地增加了法院压力,造成资源重大浪费。

2.3、登备与系统平台标准衔接存差异

档案行政管理部门制定的档案登记备份一系列标准都是基于档案专业规范、档案实体需求与现阶段电子化信息化程度设计的,具有相当的专业性、针对性与操作性。而我省为建立三级法院联网的档案信息化管理系统,所设定的诉讼档案数字化标准与全省档案登记备份中传统档案数字化相关标准要求有所差异。例如:分辨率不同,诉讼档案数字化要求比较笼统,分辨率不小于200dpi;而在档案登记备份中,扫描分辨率一般建议选择≥150dpi,需要进行OCR识别的,扫描分辨率建议选择≥300dpi,图纸类文件扫描分辨率建议选择,≥200dpi。分辨率选择与所扫描文件本身性质和后期利用需求是紧密相关的。诉讼档案难免不需进行OCR汉字识别等对分辨率有较高要求的操作。文件格式不同,诉讼档案数字化要求扫描后形成文件格式为tiff;而在档案登记备份中,以南浔记忆档案事务所开展相关工作情况为例,采用直接扫描存储为单页tiff格式,同一文件不同页经合并后存储为多页tiff格式。因tiff格式本身为无损压缩,故产生文件大小较其他格式较大,对于数据量多的数据库而言,文件较大后产生的负担是致命的。而多页tiff格式既能保证文件无损压缩,又能根据卷内文件目录合理合并方便利用,更重要的是能大幅度减轻备份负担。当然,除了上述两种差异外,还存在系统本身备份与文件命名等方面的差异。这些差异或多或少影响了备份成效。

3、解决诉讼档案登记备份问题的建议

3.1、分类别分层次开展数字化

鉴于各法院档案室中诉讼档案数量庞大,增速较快。更应合理、分类别、分层次地开展数字化工作。首先,应组建档案鉴定小组,对既属于短期保管期限,又不属于应当进行备份的重要档案的诉讼档案进行鉴定,分辨是否有需升级保管的。对需升级保管的要重新鉴定保管期限,对无需升级保管的,应按档案销毁相关规定流程处理。经过这一步,减少与优化数字化工作量,提高工作效率。再次,数字化过程中一定要遵循“尊重原立卷状态,尽量减少变动”的原则[1],即使传统诉讼档案装订立卷不符合专业要求,但在数字化过程中还是需保持与纸质档案状况的一致与统一。最后,各类登记簿、登记表因有经办人签名具有十分重要的凭证价值,同时该类表格作为诉讼档案全宗卷的一部分,也应数字化。值得注意的是,尽管在同一案件中,公安部门移交的侦查卷与检察院移交的起诉卷不属于本文所述诉讼档案范畴,但因上述两者是案件审理过程前期活动形成的文书材料,是后期开展审判工作的依据,有一定的查考利用价值,故应给予同一案件中诉讼档案相同的保管期限与是否数字化决定。

3.2、协同档案登记备份中心开展

各级人民法院应当正视档案信息化管理系统中诉讼档案备份功能冗余,并将开展诉讼档案备份工作与实现审判工作无纸化、信息化地位等同视之。同时,档案行政管理部门应出于监督指导职能主动与同级人民法院对接,从系统功能特性、档案专业要求、数据安全监管等角度出发,由部门联合协商总结出一整套诉讼档案登记备份对策。在设计中,既要做到尽量减少已有法院档案信息化管理系统与档案登记备份中心数据接口所做的变动,又要处理好数据传输便捷与安全的关系,同时要着重考虑登记备份后的安全保障。真正发挥利用好档案登记备份中心服务保障功能。同时,鉴于法院档案信息化管理系统的可塑性、可扩展性,两部门应及时做好系统平台及更新升级程序的登记备份,始终确保备份数据与系统平台的配套。并定期由相关部门联合开展灾备演练,让登记备份工作从形式到内容、从数据到使用发挥应有的作用。

3.3、自上而下内外联合统一标准

在建立各省(自治区、直辖市)内三级人民法院联网的档案信息化管理系统过程中,各高院要及时合理制定档案数字化及登记备份相关标准规范。并在第一时间取得与同级档案行政管理部门的联系,从档案保管利用的角度出发,做到诉讼档案备份标准的合理规范,从而自上而下的实施统一标准,确保不做无用功。接下来,各级人民法院要在三级联网的基础上,探索与最高院的四级联网,实现真正意义上的全国范围诉讼档案信息化管理系统数据共享,为今后建立公、检、法三部门档案资源信息共享[3],提高办案效率铺平道路。当然,这必然会造成一定阶段内系统平台的修改、升级,在这个相对不稳定的“过渡期”,诉讼档案数据必须以较短的周期进行备份,将由系统不稳定或可能瘫痪产生的危害降到最低。出于这方面的考虑,法院档案信息化管理系统前期建设与档案登记备份中心的策略对接、标准对接、运行对接显得十分必要。

参考文献:

[1]傅名剑.法院诉讼档案管理实务[M].北京:人民法院出版社,2006:10,193.

[2]王茂法,梁绍红. 档案登记备份安全战略的创新意义[EB/OL]. http://wuxizazhi.cnki.net/Sub/csgh/a/ZGDA201212037.html.

[3]金萍. 浅谈法院诉讼档案电子化管理探析[J].法制与社会2012,(33):45.

[4]陈志田.人民法院诉讼档案的学术研究价值[EB/OL] .http://www.hicourt.gov.cn/theory/artilce_list.asp?id=1771.

作者简介:

熊旭娟,湖州市南浔区档案局

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