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如何做好档案登记备份的前期准备工作
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宁波市鄞州区钟公庙街道办事处   林海静

内容摘要:为保障电子文件和数字档案信息的安全,提高信息资源的开发利用水平,使之更好地服务经济社会发展,我省开展电子文件和数字档案登记备份工作,以实现区域内电子和数字档案的集中管理。

关键词: 档案登记  备份  管理机制  档案行政管理部门  综合档案馆  管理手段  重点工作  安全体系   监管服务

近年来随着经济社会的快速发展,民主法制的日益完善,信息化的快速推进,以及社会利益主体的日趋多元化,档案工作如何更好地服务经济社会发展、服务社会百姓生活,如何构建适应新形势需求的服务、安全和监管体系,成为迫切需要解决的问题。

电子数据已成为信息记录和历史记录的重要形式,为切实保障电子文件和数字档案信息的安全,提高信息资源的开发利用水平,使之更好地服务经济社会发展,根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于电子文件管理暂行办法》,决定开展全区电子文件和数字档案登记备份工作,并在区档案馆内设立电子文件和数字档案登记备份中心,以实现区域内电子和数字档案的集中管理。省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作,那么如何做好档案登记备份的前期准备工作,以下有几点:

一、什么是电子文件和数字档案登记备份工作

电子文件和数字档案登记备份工作是指由县级以上档案行政管理部门,对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成的、对国家和社会有重要保存价值的档案,特别是重要民生、重要业务领域的电子文件、电子业务数据和重点建设项目档案等,进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份,以保证档案的法律凭证效力,保障档案特别是电子文件(数据)的安全性,构建适应新形势要求的档案安全体系和监管服务体系。

档案登记备份工作包括两项内容:一是登记认证。由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记,以加强档案监管并确定移交备份范围;在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息,实现档案的“证据锁定”,并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证。二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心,集中对区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行备份,并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务。

二、为什么要开展电子文件和数字档案登记备份工作

随着经济社会的发展和现代化进程的加快,信息技术如语言、文字一样作为一种基础工具逐步渗透到人们工作生活的各个领域当中,这也就使得档案工作开始面临新的情况和问题。如电子文件的大量产生,因缺乏有效管理使得散失、损毁甚至篡改的现象时有发生,以档案凭据为基础的社会信用基石受到挑战;又如在信息共享需求提升和检索技术先进的今天,档案资源分散,共享方式落后,使档案的?济效益和社会效益没有得到有效的发挥。同时,因档案载体由传统纸质形式逐步向电子化和数字化形式的转变,其易修改对档案的原始性造成了巨大的冲击,档案的法律凭证价值受到了置疑。

为了应对这些挑战,使档案工作更好地为经济社会发展服务,国家档案局在广泛调研论证和开展档案安全专项检查的基础上,提出电子文件和数字档案登记备份工作的构想,通过将各单位有重要保存价值的电子文件和数字档案,由同级档案行政管理部门进行登记认证后,移交同级国家综合档案馆进行数据备份。这项制度主要有两大好处:一是保障档案的凭证价值。已开展档案登记备份的单位或个人在发生档案可靠性争议时,由档案行政管理部门作为非利益相关的第三方,对档案的原始性、可靠性进行认证。二是保障档案特别是电子文件的安全。当前,一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库关乎国计民生,任何损毁散失都会引发重大的社会问题,而一些单位由于人员变动频繁、档案意识薄弱等因素,使得档案保管存在安全隐患。通过档案登记备份工作,各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时,档案部门可利用备份数据,为其提供档案数据恢复服务或提供证明,以确保档案信息特别是电子文件(数据)的安全。

三、各机关、企事业单位在档案登记备份工作中应做些什么

(一)完善和健全有关管理机制。各单位是保障档案(电子文件)安全和有效的第一道防线和第一责任部门。档案登记备份的数据形式多样,包括电子公文、业务电子数据、档案数字化成果等;涉及面广,对各单位档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此,各单位在开展档案登记备份工作前,应统一部署,明确主管部门,安排专项经费,做好协调,责任到人,并将此项工作纳入本单位岗位责任制考核。各单位应按《电子文件管理暂行办法》的要求,对本单位电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。

(二)做好本单位电子文件和数字档案的安全管理工作。各单位要积极创建数字档案室,完善各类基础目录台账。对已归档保存的电子文件,应通过一定的管理和技术手段,采取一定的保护措施,确保归档电子文件的真实性、完整性;对各类重要电子业务数据,应由本单位的数据备份管理机构,进行实时或定期备份和安全管理;对重要传统载体档案,应根据本级档案部门的要求,加快数字化进程。

(三)向档案行政管理部门和国家综合档案馆进行登记备份。各单位应按省“两办”文件规定,定期向同级档案行政管理部门和国家综合档案馆报送电子文件和数字档案的登记信息和备份数据。以在线登记认证或与光盘报送相结合的方式,按档案部门要求填报相关管理登记表,提供载体(数据包)目录和文件目录信息,同时,报送单位要负责登记备份数据的真实性、完整性和安全性。对于电子业务数据,根据各专业主管单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略和频率,以脱机载体保存或在线移交的方式向档案局移交备份;对于区政府OA产生的电子数据,应通过区政府OA系统向区电子文件中心移交备份数据;对于其他途径产生的电子数据应,应通过数字档案室系统或在线录入上传的方式向电子文件中心移交备份数据。各单位应保证移交数据内容的真实性、完整性和可读性。

(四)做好硬件建设和数字化转化工作。首先要确保必要的人力财力支持,硬件设施也比较老旧,基层档案室基本上没有扫描仪,要开展数字档案登记备份工作就需要添置必要的设备,配备足够的人力,为数字档案室的创建做好基础设施建设,重点做好服务器、扫描仪、UPS电源等硬件基础设施的建设;其次,数字档案登记备份工作是一项新的工作任务,大部分档案人员对此感到陌生,主管部门要加大宣传力度,使大家明白为什么要登记备份、具体登记备份些什么以及各自的职责。做好重要传统载体档案的数字化转换工作,为开展档案登记备份工作打下基础。

四、电子文件和数字档案登记备份工作的实践问题

作为档案登记备份的重中之重,如何做好档案登记备份工作需要考虑以下几个方面的因素:

(一)电子业务数据的特性

从目前了解情况来看,各政府业务主管部门形成的电子业务数据都存在着动态性强、依赖性强、易修改、易丢失、难长久真实完整保存等共性特点。

(二)电子业务数据管理存在的风险

从实际情况来看,各机关、企事业单位业务人员往往把电子业务数据的生成、处理、保存和利用看成是一件简单的事,他们主要关注的是数据的现行效用和运行效率,不关注电子文件是否能长久、安全保存和利用;各单位档案部门则只侧重于电子公文的归档、保存,对本单位职能活动中形成的、与业务工作息息相关的电子业务数据则不太重视,没有将其纳入档案管理的范围,任其自生自灭存储于业务信息系统中,往往当电子业务数据管理丢失或无法识别或无法作为凭证时才意识到电子业务数据管理存在的风险问题,难免因人为因素篡改、损毁电子业务数据的情况时有发生。

(三)档案登记备份是应对电子业务数据管理风险的措施保证

电子业务数据的档案登记备份可以实现两个保障:一是保障重要电子业务数据的安全性和可靠性,可有效防患人为篡改、损毁或灾害引起的档案安全事故;二是保障各单位电子业务系统的有效运行,包括支持各单位行政管理的科学决策、支持业务活动的连续性、维护社会记忆的完整、保护相关利益主体的合法权益等。

五、档案登记备份工作的发展趋势

档案登记备份采取先进的技术和理念,以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段,对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理,并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。对电子文件档案信息,采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理,为信息存储单位提供信息查询功能,并进行用户确认,以确保档案的完整与安全。实施数字档案登记备份工作对于确保档案安全,提升档案局(馆)服务能力有着极大的推动作用,也是今后档案工作的大趋势。

参考文献:

[1] 金玉兰.对档案登记备份工作的几点思考.2010年02期

[2] 翁梅.档案信息网.2010

[3] 傅荣校.档案管理现代化.浙江大学出版社.2002

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