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积极探索和实践档案信息备份提升档案信息容灾能力
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内容摘要:自然灾害和人为灾害严重影响档案信息资源的安全性和完整性,将档案数字化,做好档案信息的异质备份和异地备份,是提升档案信息容灾能力、防范天灾人祸对档案造成毁灭性打击的有效方法。

关键词: 档案信息  备份

档案事业作为人类的记忆工程,拥有丰富的信息资源,既是传统的知识产业,也是知识经济的一个重要支柱,如何强化档案信息风险防范意识,提高档案馆(室)应对灾难的能力,以保障档案信息的安全,成为当前档案工作中亟待解决的问题。

1.档案信息异地备份保存的必要性

1.1 档案信息遭受灾害的经验教训

档案信息数据可能遭遇的灾难风险可分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是由自然现象引起的,如地震、台风、火山爆发、洪水等;人为灾害则来自人类自身的破坏或失误,如纵火、爆炸、恐怖活动、战争等。

例:1998年12月18日下午,某自治区档案馆因档案工作人员微波杀菌灭虫时 夹带了档案中的金属同形针,发生重大火灾, 2203卷民国档案及2000多卷近期档案全部燃为灰烬。2001年震惊世界的“9.11”恐怖袭击事件,摧毁了许多公司赖以生存的商业档案资料,从而导致这些公司遭受重创。2008年“5.12”汶川特大地震使北川羌族自治县档案馆6层楼高的档案馆坍塌成两层楼高的废墟,馆藏档案资料8.5万余卷(册)被埋废墟。 2009年3月3日,德国科隆历史档案馆倒塌。馆藏档案6.5万宗,该馆还藏有马克思、恩格斯的著作手稿珍贵档案及文物。

档案信息是不可再生资源,灾害造成档案信息的损失无法弥补,留下的是惨痛的教训。然而,异地备份却能让企业死而复生。

摩根——斯坦利公司,虽然它的办公室在“9.11”事件中毁于一旦并损失了十几名员工,但第二天公司就恢复了正常运作。摩根——斯坦利“打不死”的秘密就在于它有先进的数据备份。除了与其他公司一样作正常的内部资料备份之外,还在离世贸中心数英里之遥的第二个办事处不间断地即时备份其商务资料。

据一项美国的研究报告显示,在灾害之后,如果无法在14 天内恢复资讯作业,有75%的公司业务会完全停顿,43%再也无法重新开业,因而有20%的企业在两年之内被迫宣告破产。

档案信息安全责任重于泰山,美国“9.11”恐怖袭击、中国“5.12”大地震突发事件的发生,敲响了数据备份的警钟,将档案数字化,并异地保存,是防范天灾人祸对档案造成毁灭性打击的有效方法。

1.2 档案异地备份保存的法规依据

在美国9.11事件以后,重要信息数据的异地备份保护引起了广泛关注。《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求: “把带有归档标识的电子文件集中,拷贝到耐久性的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,第3套异地保存。”《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出:“归档的电子文件至少要一式二套,一套封存保管(A),一套供查阅利用(B)。必要时,复制第三套,异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定,也为异地备份保存提供了法规依据。

2007年颁发的国标《重要信息系统数据灾难恢复指南》,是我国第一个灾难备份指导性文件。它的出台使得我国的灾难备份更加的趋于规范和标准。

2.档案信息备份的探索和实践

档案信息的安全,包括两个方面:一个是档案实体的安全,一个是档案信息的安全。最大限度地确保档案信息安全的防范措施是做好容灾、备份工作。对档案部门来说,容灾就是指档案信息系统抵御灾害的能力。

1992年Anaheim制定的国际标准SHABE78,该标准将容灾方案分为7个级别,即:0级—本地备份;1级—异地备份;2级—热备份站点备份;3级—在线数据恢复;4级—定时数据备份;5级—实时数据备份,6级—零数据丢失。①档案备份包括异质备份和异地备份。

2.1档案的异质备份

档案异质备份就是为保护档案原件,将档案信息转移到其他载体上,即对档案进行各种形式的复制,以档案复制件替代档案原件提供利用,对有复制件的档案原件进行封存,减少其磨损,使档案原件得到妥善保存,延长其寿命,达到保护原件的目的。

档案异质备份,温州发电有限公司的做法是:将原来保存的重要纸质档案全文数字化,转换成电子档案;将原来保管的照片翻拍、录像带翻录制成光盘;将网上重要电子文件下载打印纸质文件签名后存档。

2.1.1档案信息数据的拷贝——移动硬盘、光盘保存

将档案数据库系统和电子文件拷贝到移动硬盘、光盘保存一式二套。一套介质保管在与应用环境相对隔离的场所——档案库房的防磁柜中。其中一套工程档案全文、图纸已异地存放在市城建档案馆。并根据异地备份的法规制度,已于温州市档案局商定,实行异地保存。但硬盘、光盘保存缺点也很明显,主要是管理技术停留在人工与自动结合,并且以人工为主的模式,无论备份、保存和恢复都要求复杂,数据不能动态更新,只能获得间隔时段的备份。

2. 1.2磁盘阵列方式。

为了防止磁盘损坏造成永久性损失,我们还选择了磁盘阵列技术。磁盘阵列解决了容量的问题。存储过程由计算机统一自动管理,其中部分磁盘可分配为互为备份,用于存储关键信息。当重要信息存入计算机时,磁盘阵列将信息分别存入到两个磁盘,从而在任意时刻计算机都存有一份当前最新状态的备份。计算机对磁盘阵列实行实时监控,一旦发现磁盘存在不同程度的故障,就会把故障报告管理者,及时进行处理,从而避免数据损害。由于监控由计算机管理,故障点非常明确,信息恢复过程会较为简单,数据损失也比较小。

2.2异地备份

异地备份是一种数据安全策略,将数据在另外的地方实时产生一份可用的副本,此副本的使用不需要做数据恢复,可以将副本立即投入使用。我们在集团公司组织进行的《企业档案信息资源广域共享》的研究中,数据备份

主要考虑以下方面:

⑴异地备份“以相距300公里以上,不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。”②。

⑵备份/恢复的范围。

⑶灾难备份计划的状态。

⑷生产中心与备份中心之间是如何相互连接。

⑸数据怎样在两个中心之间传送。

⑹怎样保证更新的数据在备份中心被更新。

系统以磁盘阵列为存储介质,以数据库为管理手段,以扫描的档案图像为管理对象,采用无失真压缩存储,建立起数字档案库,实现电子化档案管理的全部流程,并且通过ETL技术完成集团下属电厂档案数据实时与集团数据库同步,通过分布式存储技术完成集团下属电厂档案图纸的本地存储并对集团及其他电厂提供调阅利用,同时通过工作流技术完成图纸网上借阅申请审批。

系统公开并布置了电子资料归档公用标准接口。此公开标准接口采用XML标准,Xml是Internet环境中跨平台的,依赖于内容的技术,是当前处理结构化文档信息的有力工具。扩展标记语言XML是一种简单的数据存储语言,使用一系列简单的标记描述数据。它囊括了所有档案数据转移过程中应该实现的包括数据结构、数据实体和元数据等转移要求。XML是一个开放的标准,能够方便地进行本身数据迁移的定置修改,更能支持跨平台的应用。本系统的实施小组选用这个接口不但能适应国家、地方等对档案标准的发展,也能适应能源行业管理中多平台的数据迁移需求。

在充分考虑合理性、安全性和经济性的情况下,建立了集团公司及下属公司的异地备份,以确保档案信息的安全。

参考文献:

①《对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识 》档案界论坛《业务讲座》第四讲, 河南省档案局 谢建波

②杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话

作者简介:

黄文锋,女,副研究馆员
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