首页 | 学会简介 | 通知公告 | 学会要闻 | 学术成果 | 学术论文 | 学会制度 | 论坛讲座 | 媒体广场 | 图片展厅
 
当前所在位置:首页 > 学术论文 > 登记备份
电子文件和数字档案登记备份制度之我见
文章来源:   作者:  点击数:

省区划地名档案馆   严斯敏

内容摘要:电子文件和数字档案登记备份制度特点;实施电子文件和数字档案登记备份制度的意义;加快实施电子文件和数字档案登记备份制度的方式方法。

关键词:电子文件  数字档案登记备份制度  意义  方式方法

实施电子文件和数字档案登记备份制度是我省档案管理系统进一步解放思想,开拓创新,推动档案事业跨越式发展的重大举措,是新时期提升档案管理工作为社会经济发展服务水平,把档案管理工作从主要关注馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥档案的现实作用,服务于社会经济发展大局、服务于人民大众的日常生活发展方向上来,具有重大的战略意义。下面我将就电子文件和数字档案登记备份制度的特点和推行的重大现实意义谈点自己的看法:

一、电子文件和数字档案登记备份制度。

电子文件是指人们在行政和社会生产管理活动中通过电子计算机生成、处理和存储的具有规范格式的电子数据,以数码形式存储于磁带、磁盘和光盘等载体,必须依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上迅速传送的公务文件等。它的组成包括电子文书、电子报表和电子图书图纸等等。与传统的纸质档案文件相比较,电子文件具有以下几个较为显著的特点:

1、电子文件不再是传统直观的纸质文件,它需要借助计算机等数字设备才能进行阅读和利用;

2、电子文件可以直接由计算机、网络等现代办公设备迅速地进行文字处理和远程传递;

3、电子文件的利用可以多人同时共享,也不受时间、空间和距离远近的影响;

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积和空间要求不高,具有着方便快捷,移动灵活等特点。

数字档案登记备份制度是将机关、企事业单位和社会团体等部门的各类各种电子文件和经过数字化处理后的文字报表图纸等档案资料统一进行登记备份保存,并定期进行更新备份的档案管理制度,具有显著的特点:

1、数字档案登记备份是将馆藏的数字化档案利用电子设备进行备份,具有体积小、携带方便的特点,是实现档案数据保全、档案信息安全保障最方便快捷的方法;

2、数字档案登记备份制度一般应同时进行三套数字档案的备份工作,一套提供使用,一套封存,一套异地保存,以保证数字档案的安全性和完整性;

3、数字档案登记备份制度是档案管理部门加强档案管理工作,推动档案资源整合功能,构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源服务体系的保证。

二、实施电子文件和数字档案登记备份制度的现实意义。

进入新世纪以来,随着社会经济和电子信息产业的飞速发展,各级档案管理部门工作的对象已逐渐从传统的以纸质档案为主转移到更为新型、方便快捷的电子文档上来,在行政、社会管理和企业经营管理中形成的各式文件、报表和图纸等档案资料的电子化程度越来越高,档案载体形式的新变化,越来越成为今后开展行政社会管理、企事业经营管理中档案管理工作的发展方向。目前,随着档案管理工作为社会经济发展全面化服务工作的需要,各级档案管理部门和机关企事业单位对于库存历史档案的数字化处理工作,也为全面开展数字档案登记备份工作打下了坚实的基础。因此,实施电子文件和数字档案登记备份制度应运而生,它对于发展我省的档案管理事业、更好地开展档案行政管理工作、为社会经济和人民群众的日常生活需要提供更多更好的服务,具有着重大的现实意义和深远的历史意义:

1、实施电子文件和数字档案登记备份制度是档案管理部门坚持以科学发展观为指导,认真贯彻落实档案管理法律法规、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》和《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》的具体表现,也是为了能较快的适应党委、政府和人民群众对新时期档案及档案管理工作需求的新变化,把档案管理工作的重点从主要关注保管馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥档案的现实作用的现行档案文件资料上来,把档案工作的对象从传统的纸质档案转移到新型的电子化数字化档案文件上来,更快地提高各级档案管理部门为社会经济发展和人民群众日常生活服务的能力和水平。

2、实施电子文件和数字档案登记备份制度是档案管理部门建立新时期档案安全管理体系的重要保障。通过开展数字档案登记备份工作,可以强化档案的原始凭证价值,最大限度地保证原始档案的安全,对档案的原始性、真实性提供永久的鉴定证据;可以在需要出示有效凭证的同时化解矛盾纠纷,降低社会交易成本,利于提高行政效能。特别是对重要民生领域的业务数据和重大建设项目文档的登记和备份工作,可以为重要的民生档案安上一把“金锁”,为我省社会经济发展提供强有力的安全保障作用。作为一个专业档案馆,2003年,我们曾利用数据扫描刻录成光盘将所有界线勘定文件和图纸进行保存,但当时未能进行备份处理,目前已有少部分光盘不能打开,必须重新进行扫描刻录,如果当时就实施档案登记备份制度,多备份几套就能避免此项工作损失。同时档案登记备份制度的实施,对于因自然灾害、突发事件或者人为损毁等因素而导致的原始档案资料受损,也将起到不可替代的安全保障作用。

3、实施电子文件和数字档案登记备份制度是档案管理部门加强自身建设、更好地为科学发展服务、为社会经济发展作贡献的保证。进入新世纪以来,随着社会经济和电子信息化水平的飞速发展,声像摄像、光盘移动盘,办公电子化,传输网络化,电子信息档案管理方式方法层出不穷,多种类多用途的电子数字档案文件资料陆续涌现。2000年以来,我们有许多界线管理文件和详图图纸都是以电子文件的形式直接产生,同时,根据需要我们还将所有界线勘定时产生的纸质文件和图纸进行扫描刻录成光盘永久保存。目前,我馆正在进行档案资料的数字化处理工作,将几十年来区划地名界线管理工作产生的纸质档案文件进行扫描,按照区划、地名和界线管理,按照文书、卡片、表格和图纸等分项目分类别建立目录,同时进行备份处理保存,以保证馆藏档案资料的安全和日常管理查询使用的方便快捷。档案数字化处理工作全面完成后,我们将借助电子信息技术,建立档案文件电子目录库,进行档案目录检索和全文查询,更好地为区划地名界线管理和研究工作作出自己的贡献。

4、实施数字档案登记备份制度可以加快纸质档案资料文件的数字化处理工作。进入新世纪以来,电子文件已越来越多地出现在各级政府机关和企事业单位所使用的档案资料中,但由于历史原因,目前绝大部分档案管理部门管理的库存档案资料仍以纸质为主。实施数字档案登记备份制度电子文件的推广使用和纸质档案的数字化处理是关键,档案数字化工作能为档案资料的保管、查询和使用提供最为快捷方便安全的方式方法,同时,也是档案登记备份制度不可缺少的基础性工作。因此,只有加快原有纸质档案资料的数字化处理工作,才能保证数字档案登记备份制度的顺利实施。我们一定要认真贯彻执行省委、省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》精神,加快馆藏档案的数字化处理工作。在进行档案文件的数字化处理工作过程中,要严格按照档案管理部门制定的数字化档案加工标准进行目录建库、全文扫描、图像处理和存储,数据挂接和备份等工作,对于不符合标准的电子文件格式,应提供标准化的转换接口,以最快的速度最好的质量完成馆藏档案资料的数字化处理工作。完成档案资料数字化加工的同时要采用在线、离线相结合的方式进行多套备份,并注意加强异地保存备份档案资料的安全,以保证电子文件和数字档案登记备份制度的全面实施。

三、加快实施电子文件和数字档案登记备份制度。

电子文件的推广使用和纸质档案的数字化处理为实施数字档案登记备份工作制度打下了一个坚实的基础,而电子文件和数字档案登记备份工作制度的实施不但推动了电子文件的大力推广和纸质档案资料的数字化处理工作,完善和提高了档案管理工作能力,也使档案的日常管理从单纯的文书管理与时俱进一跃而成为电子信息化管理,这是档案管理工作从量到质的飞跃,是档案管理工作的一项重大创新。同时,数字档案登记备份制度又为历史档案的永久管理提供了坚实的安全保障基础作用,是我们今后加强档案管理工作的发展方向。

1、要继续全面贯彻落实中央、省委省政府文件精神。《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》和《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,指明了开展电子文件和数字档案登记备份制度化建设的重要发展方向,作为专业档案管理部门,我们一定要做到领导重视,资金人力支持,上下齐动员共同努力全面贯彻执行。要通过实施电子文件和数字档案登记备份制度这一重大战略部署,实行规范化、标准化和科学化的档案管理工作,进而实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能,构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系,把档案工作从主要为政府、为领导服务转移到为社会经济、文化发展和人民群众日常生活需要提供全方位服务上来,不断提升档案工作服务于大局、服务于社会、服务于现实的能力。

2、要继续提高档案资料文件的电子信息化水平。进入新世纪以来,随着电子信息产业的飞速发展,档案工作的对象已逐渐从传统的以纸质档案为主转移到更为新型、方便快捷的电子文档上来,各级档案管理部门一定要适应档案载体形式的新变化,把提高档案文件的电子信息化水平提到议事日程上来,作为机关单位信息化建设的一个重要组成部分;要积极探索建立有效管控电子文件的体制机制,在现有档案信息资料库的基础上,引入全文检索、数据转换,接收Word、Excel等格式的电子文件,并将不符合标准要求的电子文件自动转换为指定的可检索的电子文件格式;要努力整合档案业务管理环节,全面提升档案管理和利用的信息化水平,逐步建立具有海量数据管理和安全存储、快速全文检索利用、大批量信息处理等数据处理能力,实现电子文件的接收、整理、管理和直接利用,只有这样,才能进一步提高和加快实施电子文件和数字档案登记备份制度,迅速提高档案管理工作的可持续发展能力。

3、要继续加快原有库存档案的数字化处理工作。数字档案登记备份制度的全面推行,离不开纸质档案资料的数字化处理,档案管理部门一定要加强档案存储系统的研制开发和安装使用,为加快纸质档案的数字化加工打下良好的基础。研制设计存储系统要遵循规范化和先进性的原则,针对不同的档案管理需要,研制的档案管理存储系统应具有良好的实用性、可操作性、兼容性,采用模块化的设计方式,并且提供方便的集成平台管理,保证各个模块之间的松散耦合,能够适应档案管理工作需求的调整和应用范围的扩大,具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性;系统要具备较强的数据独立性,系统的开发研制与功能设计技术必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和专业技术标准,必须具有严格的安全机制,确保在软、硬件和环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用;设计的查询系统界面要做到清晰易读、用词规范,操作应简单直观、使用查询方便。数字化加工可以聘请专业外包服务公司进行,技术力量强或人员充足的档案管理部门也可以自己进行加工完成,要以最高的质量要求和最快的工作速度完成原有纸质档案资料的数字化加工工作,以保证库存历史档案资料的安全和数字档案登记备份制度的全面贯彻执行。

电子文件和数字档案登记备份制度的推行,迎来了档案管理工作突破性的发展机遇。近年来,我馆档案管理工作由于社会经济的发展对区划地名界线管理工作的需求增长而快速发展,馆藏的档案资料数量增长较快,根据社会经济发展规划进行的区划调整,服务于经济社会和人民群众日常生活需要的地名管理和为确保建设平安和谐社会的界线管理工作,对于我们档案管理工作提出了更高更大的需求。如何为经济社会发展需要快速提供和方便查询各类各种区划地名界线管理信息,是我们不断努力奋斗的目标,为加快工作进度,自去年开始,我们馆在不到一年的时间里,通过公开招投标,选定加工单位,目前已基本完成90多万页的各类卡片、表格、图纸和文书档案的扫描、数据录入工作,共建立条目约40万条。在全面完成此项工作后,我们将进行档案资料数据的备份工作,以保证录入数据的永久安全保管。同时,我们还将积极配合省厅业务处室,推广使用电子文件进行区划地名界线行政管理工作,充分利用电子文件和档案数字化成果资料,继续从“重服务、强监督、保安全、促发展”的管理目标出发,使我馆的档案管理更好地为区划地名界线管理工作多作贡献。

上一篇: 积极探索和实践档案信息备份提升档案信息容灾能力 
下一篇: 档案登记备份工作的人才需求 
 相关阅读:
网友评论 已有条评论,查看评论
昵称: (您填写的昵称将出现在评论列表中)匿名
请遵纪守法并注意语言文明。发言最多为2000字符(每个汉字相当于两个字符)
  验证码点击图片刷新验证码
  档案学会
文化建设
登记备份
  链 接
设为首页 | 加入收藏 | 网站导航 |
主办单位:浙江省档案局、浙江省档案馆 技术支持:TRS信息技术股份有限公司
备案序号:浙ICP备11200255(1/3)0号 最佳使用效果:1024*768分辨率/建议使用微软公司IE5.5或以上版本浏览器