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档案登记备份工作的人才需求
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作者:杭州市萧山区档案局  陈金官

内容摘要:本文列举了专业人才奇缺、留不住、不能尽用其才的现状,从体制、机制和领导层面分析了成因,并指出了无法深入、无法持久、风险累积的三大不利影响。作者提出了专业技术人才的分类和结构:管理型、业务型和专技型。并提出了托管式、外包式、专业式和混合式四种配置模式。并就如何培训管理提出了四点建议和构想。

关键词:档案   登记   备份   人才

目前我省的档案登记备份工作正在全面推进,该项工作对档案部门提出了更高的要求,迎来了全新的挑战,不仅来自法规、行政、制度、经费、场地、设施设备的挑战,更有人才队伍的挑战。我们在调研中发现,一些民生单位都关注档案登记备份的人才问题:你们档案部门有这方面的人才了?!提问中包含着疑惑,这个问题我们的确让难以下面回答,因为我省绝大多数档案部门没有这方面的人才储备。

一、专业人才的现状、成因及其影响

目前档案部门的人才队伍现状是:1)、专业人才奇缺。登记备份工作所需的IT人才,如数据库工程师、网络维护、硬件维护、软件平台维护、网站管理维护等专业人员大多没有配备,更不用说配全了。2)、专业人才留不住。一些档案局馆招进了大学计算机等相关专业毕业的人才,但没有给予适当的发展空间、合适的物质待遇、适时的晋职、升迁机会,因而想方设法调离往其它岗位或其它部门。3)、专业人才留而不能尽用其才。一些档案局馆招进了专业人才,也留了下来,但发展的空间太小、施展的舞台太窄、环境氛围太差,现行行政管理体制使专业人员不愿向专业方向发展,太清苦,不能评职称加工资,没有政治前途。

究其原因,主要有三个方面:1)、档案部门参照公务员管理,当然是一件好事,但由于相应的措施没有跟进,也有其副作用。目前层次最低的是业务型公务员,行政型公务员的层次高得多,人往高处走,因而档案局馆人员大多都愿意往行政方面靠。2)、综合档案局馆人员不能评聘档案职称,其影响是直接而深远的。至少有2/3的档案人员放弃了对档案业务的孜孜追求,业务钻研的源动力丧失,而往事务型或行政型的干部方向发展。3)、综合档案局馆的领导层大多从其他部门调入。一般对档案业务缺少深入的理解,更难说对档案事业有深厚的情感。在一般的领导眼中,认识存在误区,认为档案工作没有太多的专业技术,无需较高层次的专业人才。一些专业性强的工作,如数字档案馆的运维、档案登记备份中心的运作采用外包的方式或交给当地信息中心就行,自己可以省却许多麻烦。

目前综合档案局馆的人才队伍结构对档案登记备份工作,乃至数字档案馆建设的不利影响和潜在风险是非常明显的。1)、档案登记备份工作的开展会流于表面,无法深入。大多数综合档案局馆会停留在光盘离线备份这一层面上,至于在线容灾备份、在线登记进行行政监管、证据保全、资源整合等技术密集的工作就无法开展,或流于形式,背离了档案登记备份的初衷。2)、档案登记备份工作会热闹一时,而难以可持续发展。由于目前的综合档案局馆人才配置难以向被登记备份单位提供优质的、高效的、及时的服务,如电子证据、资源整合、容灾备份等,该项工作的存在价值和双方之间的信任度会逐渐丧失,直至对方不愿或免强应付你。3)、档案登记备份工作的风险会逐步增加。随着登记单位的增加、数据量的增大、重要、敏感数据的进入,被登记单位对你的企望值越高,档案登记备份的压力和风险就越高。而我们现阶段的人才队伍根本无法适应急速变化的用户需求,因而档案部门从事这项工作的风险也就比以往大得多;完全采用外包方式,也同样存在数据失密、信息安全和利益冲突的问题,外包公司奉行利润至上,当利润无法满足其要求时,其提供的服务就会打折扣。凡一敏感、保密的数据泄密;用户要求恢复时数据无法恢复;要求提供电子证据,结果社会上和法律上根本不承认,或者要费九牛二虎之力才能提供;政府要求我们资源整合时,我们却没有专技人才……。如之奈何?

二、理想的专业人才队伍结构和分类

档案登记备份工作具有较高的技术含量,管理和运维需要一支专业的人才队伍。笔者结合数字档案馆建设认为需要以下不同专业和技术的人才。

1)、管理型人才。具备专业人才的管理能力和项目管理的能力。应熟悉档案学、信息技术、管理学等多门学科,是一种复合型人才。能制定本地区的档案信息化发展计划,有较强的协调能力,能有效执行、实施和管理档案信息化项目。

2)、事务型人才。能很好执行项目的某一环节或某一方面,能熟炼指导基层单位的数字档案室创建和档案登记备份工作的开展。

3)、专技型人才。负责档案登记备份中心和数字档案馆的一项以上的技术工作,具体工种有:

a)、数据库工程师:无论是数字档案馆建设还是档案登记备份中心,数据库是最基础、也是最核心的技术。该岗位必须精通桌面数据库,如ACCESS、DBF、EXCEL和后台中大型数据库,如SQL SERVER、ORACEL、DB2、SYSBASE、INFOMAIX等(至少1-2种),以及XML、中间库、WEB SERVICE等技术。同时进行数据的规范、维护和管理工作。

b)、软件维护人员。至少掌握一种以上开发语言,熟悉本单位所使用软件平台的开发语言,能进行少量的修改、添加和删除,以完善、丰富和扩展软件平台的功能模块。掌握本单位软件平台的安装、配置和一般的运维。能解决基层数字档案室或登记备份中心平台使用中的一般性技术问题。包括操作系统的重装、补丁安装和更新。

c)、设施设备维护人员。能承担档案登记备份中心和数字档案馆所在机房及其内部设施设备的正常运转和一般维护工作。如机房的日常管理,有无异常等记录、观察与分析;设备出现小故障时的简单检修和一般故障时报请专业公司的维修程序;设施设备的保养记录和处理;出现报警时的及时处理;登记备份中心出现故障时工作流程的启动和及时处理。

d)、信息安全管理人员。包括网络故障的排除;网络版杀毒软件的安装、杀毒及软件升级。系统安全,存储安全,数据库安全,入侵检测、上网行为日志管理、VPN配置管理等诸多内容。

e)、多媒体采编人员。如数码摄像、数码摄影,声频视频高级制作技术,电子多媒体出版物发布等。

f)、网站管理维护人员。包括一般的网页设计、美化,档案信息的发布及管理,政府公开信息及开放档案的审批与发布管理,档案网站的技术维护及备份等。

以上是数字档案馆建设和档案登记备份中心开展时需要的人才分类框架,无论是县区级还是省市级档案局都需要配备这三方面的人才。当然第三方面的专技人才可以根据各地实际情况配置,也可一人兼多职。但一般县区级宜在4-6人左右,市地级宜在6-8人,省级宜在10人以上。人员是否配全显示了一个地区档案信息化建设的实力。

以上专业人才队伍需求,建议设置专门的机构,如档案登记备份中心、信息科技处(科),给予一定的机构级别;人员应定编,经编委批准,而不是一些临时人员或合同制员工。

三、专业人才队伍的配置模式

专业人才队伍由于各种客观原因不可能配全,因此采用内外结合,外包的方式都是可行的。大致有四种模式。

1)、托管式。当地信息中心托管档案登记备份中心,局馆人员负责档案登记备份的行政监管和业务指导。其优势是档案部门基本不需要专业技术人才,其缺点是受制于人,当地信息中心不可能对档案业务有较深的理解,因而其管理和维护也不可能深入;同时存在信息安全的风险。建议档案部门培养自己的数据库人员和软件平台支持人员等核心人员。

2)、外包式。将机房管理和档案备份中心的运维外包给专业公司。这些公司能提供专业、精细化的服务,但费用较贵。缺点是存在信息安全、数据泄密的风险;专业公司合作得好,能很好地将你的业务需求和管理功能渗透到你的软件平台中,合作不好,同样不可能深入了解你的业务需求。建议档案部门培养能架起档案业务和IT技术之间桥梁的复合型人才,这样的人才能很好地将档案业务需求转化为软件功能。

3)、专业式。这是最理想的人才队伍结构模式。档案部门根据需要配齐了所有层次的人才,当然管理型人才、事务型人才和数据库、软件维护、多媒体采编等专技人才最好用公务员编制;其它人员也可采用事业编制,设备维护和网站管理甚至可采用合同制员工。应根据人才的层次和数据的重要、敏感程度采用不同的人员管理。如果人员充足且素质高,档案部门可开展档案登记备份和数字档案馆的课题研究,将研究成果转化为现实生产力;向被登记单位提供增值服务,充分体现档案部门的科技水平和科技成果,从而大大提升档案部门的政府形象、社会形象和公众形象。

4)、混合式。采用了上述二种以上的人才队伍结构模式。如将网络架构在政务外网或内网,借助了当地信息中心的安全机制。软硬件设备的运维又外包给专业公司。而一切与数据有关的、与业务有关的工作由档案部门的专技人员管理。也许这是现实生活中较普遍、可操作性强的一种模式。

四、专业人才队伍的培育管理

不管采用上述哪种模式,一定数量的档案专技队伍是必需的。各级档案部门应大力加强档案专技队伍的培育管理。

1)、省档案局应将人才配置和机构设置作为档案登记备份中心认证的必备条件,给予相当的分值。省档案局应出台浙江省档案登记备份中心认证标准,标准既作为建设标准,也作为等级认定的依据。各地市县可据此文件争取人员编制和机构设置。

2)、省档案局应制定并实施深度的专业技术人才培育计划。目前举办的培训是非常肤浅的档案业务培训。省档案局应制定档案登记备份中心和数字档案馆专技人才的培训计划,包括数据库技术、项目管理、机房建设、软硬件平台建设、多媒体采编等专题。培训内容既有档案信息化建设和电子文件中心最前沿的理论,也有国内外先进的实施方案;既有数据库、信息安全、多媒体制作等实用专业技术的培训也有某一技术,如资源整合、知识管理、机房建设、数据备份、业务智能等单一技术的高级培训等。通过举办实用而专业的技术培训,逐步在全省范围内形成一批档案登记备份中心和数字档案馆专技人才,甚至专家型人才。

3)、省档案局应尽快争取综合档案局馆人员也能评定职称。档案专业技术职称是国家衡量档案人员专业技术水平的权威标志,也是档案工作者的一种追求。档案登记备份中心、数字档案馆等等业务性强的工作需要一大批档案专业技术工作者,因而职称评定也是理所当然,大势所趋。

4)、最后,也是最重要的,各级档案部门要重视、关心档案信息化专技队伍,在物质待遇、政治待遇上给予优先考虑,用适当的待遇留住人才,稳定人才队伍。

参考文献:

本文主要基于萧山区档案登记备份工作的实践和多年来对省内外多家综合档案馆的人才队伍现状的了解和调研。

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