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企业档案登记备份工作的理论与实践探索
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企业档案登记备份工作的理论与实践探索

横店集团控股有限公司    陆国强

内容摘要:信息时代实施档案登记备份制度乃是顺应时势的明智之举,它对于保证档案的法律凭证效力、保障电子文档的安全、构建适应新形势要求的档案安全体系和监管服务体系具有重要的现实意义。然而,广大企业档案工作者对档案登记备份工作认识上还比较模糊,本文试从概念的明晰,重要性的认识,以及登记备份工作的原则、条件、内容和程序等方面进行阐述,以期抛砖引玉。

关键词:企业档案 电子文件 数字档案 信息 登记 备份

科学技术的迅猛发展正在引发社会生产力的高度发展,信息网络技术的广泛应用不断推动生产方式的深刻变化。计算机和网络技术在企业各个领域的普遍应用使电子文件呈几何级数增加,这是对传统档案管理的严峻挑战。如何在海量信息时代有重点地加强对档案信息资源的管理和有效开发利用是当前企业档案工作的重要组成部分,也是亟需深入研究的课题。我以为各级档案行政管理部门适时地提出和实施档案登记备份制度乃是顺应时势的明知之举。然而,对于广大基层档案工作者来说,档案的登记备份工作还是个新生事物,对此认识还比较模糊,真正实施起来还存在很多的困难。笔者拟对企业档案登记备份工作做一点分析思考,在概念的明晰,重要性的认识,以及登记备份的原则、条件、内容和程序等具体做法上进行粗浅的阐述,以期抛砖引玉。

一、档案登记备份工作的概念。

电子文件和数字档案登记备份工作(简称档案登记备份工作)是指由县级以上档案行政管理部门,对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成的、对国家和社会有重要保存价值的档案,特别是重要民生、重要业务领域的电子文件、电子业务数据和重点建设项目档案等,进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份,以保证档案的法律凭证效力,保障档案特别是电子文件(数据)的安全性,构建适应新形势要求的档案安全体系和监管服务体系,提升档案部门的现实服务能力。档案登记备份包括档案登记和数字备份两项工作。

二、企业档案登记备份工作的重要性和必要性。

1、是经济社会发展的必然趋势。

随着计算机的普及,网络信息技术的快速发展,传统的档案管理模式已不能适应企业发展对档案信息资源管理的需求,加快档案信息化步伐和“数字档案馆”建设将是二十一世纪档案现代化建设的主要方向。同时,社会对于信息系统的依赖性,以及信息系统在人为攻击和自然灾害面前的脆弱性,日益引起社会各方面的重视。笔者曾经看过辽宁省档案局李映天写的《从四川地震看电子档案信息的容灾与备份》一文,看后深受启发。重大自然灾害谁也无法预见,四川汶川地震确实给我们档案工作者敲响了警钟,象地震和洪涝这种重大自然灾害对档案的损毁几乎是毁灭性的,不管是纸质档案还是电子档案都难逃一劫,特别是银行、证券等金融行业,还有关系民生的社保、医保等实时电子业务系统显得尤为重要,这就促使我们档案工作者必须积极探索和加快推进电子档案的容灾与备份工作,在灾难到来之前做好重要业务数据的容灾和备份,以防地震、水灾、火灾等自然灾害给电子文档数据带来的损害,计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障,计算机病毒和其它不可预测的因素所带来的系统间断、数据丢失等等事故。

2009年底,中共中央办公厅、国务院办公厅出台《电子文件管理暂行办法》,对电子文件的安全保障工作提出要求。中共浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅结合浙江实际,联合印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,在全省部署开展电子文件和数字档案登记备份工作。实施档案登记备份是2010年及今后一段时期全省、全市推动档案事业跨越式发展的重大战略部署。

6月7日胡锦涛总书记《在两院院士大会的讲话》中指出:要抓住新一代信息网络技术发展的机遇,创新信息产业技术,以信息化带动工业化,发展和普及互联网技术,加快发展物联网技术,重视网络计算和信息存储技术开发,加快相关基础设施建设,积极研发和建设新一代互联网,改变我国信息资源行业分隔、核心技术受制于人的局面,促进信息共享,保障信息安全。按照可靠、低成本信息化的要求,构建泛在的信息网络体系,使基于数据和知识的产业成为重要新兴支柱产业,推进国民经济和社会信息化。

因此,可以说档案登记备份工作是顺应了时代发展的潮流,是推动档案信息化建设的外在动力。

2、是企业建立档案安全体系和维权的需要。

电子文件、电子业务数据的档案登记备份可以实现两个保障:一是保障重要电子业务数据的安全性和可靠性,可有效防止人为篡改、损毁或灾害引起的档案安全事故;二是保障各单位电子业务系统的有效运行,包括支持各单位行政管理的科学决策、支持业务活动的连续性、维护社会记忆的完整、保护相关利益主体的合法权益等。

作为企业,除了国有企业列入必须登记备份的范畴外,目前民营企业还是自愿申报登记备份,但是电子文件和数字档案登记备份是民营企业建立档案安全体系和维权的需要,这也是企业发展的原动力,所以我们要未雨绸缪,有必要予以提前考虑实施,做好登记备份的基础工作。

1)登记备份是新时期企业建立档案安全体系的迫切需要。当前企业档案的安全问题仍然比较突出,有些单位因人员频繁变动或者因相关人员不负责任,致使企业档案散失和损毁的现象时有发生,特别是进入信息化时代后,大量的电子文件、数据库信息并未得到有效归档保存,基本上还没有开展异地容灾备份,即使在已开展数据备份的一些企业中,也只是作为确保业务系统在一定时限内可恢复正常运行的单纯技术维护手段,而未从档案的角度真正关注电子文档的长久安全和有效利用,且这些电子文档备份数据大都分散在部门内部或个人手中,安全隐患相当突出。通过企业档案登记备份工作,在因突发事件而导致电子文件、数据受损时,档案部门可以利用备份及时提供数据恢复服务,确保电子文档的安全。

2)登记备份是有效保证企业电子文档法律凭证价值的需要。近年来,随着经济社会的快速发展和社会利益主体的多元化,因档案缺乏有效管理和档案载体形式的多样化引起对档案法律凭证价值的置疑,由此引起的各种纠纷越来越多,有的还引起了很大的社会反响,所以档案的法律凭证价值越来越受到企业的重视。通过登记备份,各级档案部门作为非利益相关的第三方,对档案的原始性、真实性提供鉴证,可以有效化解矛盾纠纷,降低社会交易成本。电子文件、电子档案对于环境的依赖性、易修改性决定了电子文档的原始性,即凭证价值更易被破坏,因此,档案的登记备份制度在信息社会的推行显得更加必要、更加紧迫。

三、企业档案登记备份工作的原则和实现条件。

1、企业档案登记备份工作的原则。

企业档案登记备份工作涵盖档案行政管理手段与技术应用手段两个层面,涉及档案管理体制与工作机制,是一项系统工程,需要坚持科学的管理原则,循序渐进逐步推进。具体有以下几条原则:总体规划、分步实施;统筹协调、突出重点;夯实基础、内外结合;因地制宜、注重实效;大胆创新、逐步完善;安全保密、依法利用。

2、企业档案登记备份工作的实现条件。

从行政管理的角度来考虑,需要有相应的制度作为保障,还需要有档案管理的规范化基础;从技术层面考虑,数据保护有多种实现方案,但可靠性的提高意味着设备和人力成本的同步增加,档案管理部门要根据自身的条件加大软硬件投入,以保障数据转换和备份工作的顺利进行。

1)企业档案管理体制建设。信息化离不开标准化,从某种程度上说,标准规范体系的建设情况决定了信息系统建设的成败。档案标准规范主要包括了业务规范、技术规范、管理规范三大类,需要结合实际情况来制定。标准规范体系的建设应以事实为依据,以需求为驱动,以系统总体设计架构为参考,以谨慎、严密、周全的态度,全方位、循序渐进地开展。

截至2007年,我国已经颁布的与档案相关的标准共45个,涉及档案信息化管理的有7个,其中国家标准2个,行业标准5个,而真正具有现代信息化意义的则只有5个,占所有标准的11%。这与“十五”《纲要》中的规划相差甚远。同时这些标准大多陈旧过时,并且标准之间相关内容不一致,标准制定工作落后,宣传力度不够等情况制约了档案信息化标准的建设。一方面要加强档案信息化标准规范建设,使企业档案登记备份工作做到有法可依。另一方面,企业也要针对电子文件与数字化成果的特点和自身的实际情况建立相应管理体制和安全备份制度。

各企业是保障电子文档安全和有效的第一道防线和第一责任部门。档案登记备份工作涉及面广、数据形式多样,对各企业档案管理、信息技术和其他业务部门都有一定的要求。因此,在开展档案登记备份工作前,各企业应按《电子文件管理暂行办法》的要求,统一部署,做好协调,确定主管部门,安排专项经费,明确职责,责任到人,并将此项工作纳入本企业岗位责任制考核。对本企业电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,规范工作流程,落实保障措施。

2)增加设备和软件投入。登记备份是针对电子文档而言的,而电子文件的产生和纸质档案的数字化有赖于相应的软硬件环境。因此,各企业要根据需要加大软硬件设施建设投入,主要是配备计算机、扫描仪、服务器、磁带库和相应的操作系统、档案管理软件、杀毒软件、OCR扫描软件等。

3)构建安全的传输网络。

企业要根据档案信息化管理需要,合理规划档案应用网络平台,即局域网建设。局域网是面向企业内部用户的一个网络,其主要特点是用户数量有限、访问量不大,但因为是核心资源总库,其数据量较大、安全性要求高,因此需要与其它网络物理隔离。企业电子档案数据是记载一个企业历史、技术文件、经营管理、市场信息等,往往涉及企业的根本利益,因此具有极高的安全性和保密性要求。为了保证企业电子档案数据的安全,我们必须建立一整套的安全体系,杜绝可防可控的安全事故发生。要综合运用各种技术手段,防止可能出现的数据安全问题,可以采用数据加密、口令验证、身份认证、访问控制、安全日志、系统监控等综合性技术措施。但是任何安全技术手段都是有局限性的,必须结合安全管理、充分重视人的因素才能达到目标,因此,必须建立与数字档案馆相匹配的完善的安全管理制度,采取保证网络、运行、业务、用户有效管理的配套措施。

四、企业档案登记备份的内容和范围。

档案登记备份的数据主要包括:电子文件、电子业务数据、档案数字化成果和目录数据等。例如涉及企业利益或职工个人权益的财务管理系统、人力资源管理系统、OA系统、ERP物料管理系统、电子档案管理系统、企业电子商务管理系统、企业邮箱、企业网站、黑莓智能手机实时电子邮件系统、重点建设项目档案等等。

五、企业档案登记备份的程序和方法。

各企业要积极创建数字档案室,完善各类档案基础目录台账。对已归档保存的电子文件,应通过一定的管理和技术手段(如数字摘要、电子签名等),采取一定的保护措施,确保归档电子文件的真实性和完整性;对各类重要电子业务数据,应由本企业的数据备份管理机构,进行实时或定期备份和安全管理;对重要的、利用频率高的传统载体档案,应根据需要加快数字化进程。

企业档案登记备份可以分为两种情况,一种是国家规定必须向国家档案馆登记备份的国有企业和自愿登记备份的企业,按照规定向同级国家档案馆设立的登记备份中心登记备份;另一种是不愿向国家档案馆登记备份中心递交备份的民营企业,根据需要选择对国家和社会具有重要保存价值的,或对保障企业和职工合法权益的企业电子文件和数字档案进行内部登记备份。

根据《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的要求,档案登记备份工作的基本流程主要有前期处理、报送移交、受理审核、信息反馈四个步骤:

1、前期处理

前期处理主要有两项工作任务:填写材料和整理打包。在方案中明确指出,各单位应根据本级档案登记备份中心的要求,在移交档案登记备份数据前填写《各单位档案管理情况登记表》、《电子文件和数字档案备份情况表》(包括续表)、《档案备份数据移交、接受检验表》,并需经单位审核盖章。对于重要传统载体档案,接收前首先需进行数据转换,再将档案数据化成果进行登记备份。

2、报送移交

各单位应按本级档案登记备份中心的要求,在规定的时间内将需要登记备份的数据,通过一定的技术手段,向档案登记备份中心进行报送移交。针对不同类型的数据形式,登记备份的方法也不完全一样。报送可采用在线传输、脱机载体移交等方式,根据不同的数据类型进行报送移交,在移交的同时,要报送相关的书面材料。对于涉密的档案数据,要严格按照国家有关保密规定,通过专门的保密载体或渠道将数据加密以后再进行报送移交。

3、受理审核

因为在数据的报送移交过程中,既有相关的书面材料,也有具体的备份数据,因而,在数据审核时,既要对书面材料进行审核,也要对备份数据进行技术检测。书面材料的审核过程中,要注意报送内容的规范性、完整性、全面性;移交数据的检测过程中,要严格按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等行业标准和规范的要求,对载体质量的好坏、介质是否携带病毒、备份载体(包)的摘要信息是否与登记信息一致进行全面细致的核查,验收工作借助软件按标准完成。档案登记备份中心要严格、认真、严谨地对待审核验收流程,从根本上保障所报送数据的可靠、完整和有效。

4、信息反馈

根据审核验收的结果,档案登记备份中心填写《档案备份数据移交、接受检验表》反馈给报送单位,对于不符合要求的,档案登记备份中心要给出处理意见,报送单位应按照反馈表上的处理意见,重新对要上报材料进行报送移交;而对于符合要求的文件,通过验收,结束整个流程。

在国家档案行政管理机关对民营企业登记备份不作硬性要求,同时许多民营企业领导对登记备份工作认识不足的前提下,我们档案部门不妨先采取一些权宜之计,也就是对电子文件和数字化成果在企业档案馆(室)或网络管理部门进行内部登记备份,也可以尝试在集团内部企业相互交叉进行异地备份。内部登记备份可以参照国家档案登记备份的程序进行,所不同的是登记受理的主体不同。也许有人会对这一受理登记主体产生异议,主要是电子文档的法律证据价值会受到置疑,但是我个人认为这一做法至少在保证电子文档的安全和容灾方面能起到应有的作用,同时在提高企业领导对于电子文档的安全管理意识,推动登记备份工作的进一步完善必将起到一定的积极意义。比如我们横店集团的对于电子文件、电子业务系统数据和数字化成果安全备份具体做法是:在服务器上的电子业务系统数据库实时备份,针对主要业务系统专门配备服务器进行同步备份(同地不同服务器),业务主管部门在客户端异地备份(一般是一周备份一次),定期采用一次写光盘或磁带脱机备份保存,这样多管齐下的备份方式基本上能够保证电子文档的容灾和突发事件的数据恢复。

以上是笔者对企业电子文件、电子业务数据等登记备份工作的一点粗浅认识,不当之处请广大同行批评指正。总之,电子文档的登记备份还是一个新生事物,需要我们在实践的过程中不断地摸索和总结经验,在理论和实践的循环往复中不断地充实完善。

参考文献:

①上海市静安区人民政府  《数字档案馆建设规划》

②浙江省档案局  《档案登记备份试点指导手册》

③胡锦涛  《在两院院士大会上的讲话》

④翁  梅  《谈谈电子文件和数字档案登记备份工作》

⑤李映天  《从四川地震看电子档案信息的容灾与备份》

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